HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT

Ở thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay, ở nhiều doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân đã chuyển dần sang hình thức thanh toán hóa đơn điện tử để tiết kiệm thời gian và thuận tiện công việc hơn. Hãy cùng kế toán Yến Nhi tìm hiểu về hóa đơn điện tử và những điều doanh nghiệp cần biết về loại hóa đơn điện tử này nhé!

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là hệ thống những thông tin dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng những công cụ điện tử

Sử dụng hóa đơn điện tử là một trong những phương tiện tối ưu cho các tổ chức, doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp có thể phát hành, phân phối, xử lý nghiệp vụ hơn hết những hóa đơn điện tử này có thể thay thế cho các hóa đơn bằng giấy khác.

Phân biệt các loại hóa đơn điện tử trên thị trường hiện nay

Hóa đơn điện tử gồm 4 loại chính như sau:

• Hóa đơn giá trị gia tăng: Được áp dụng cho hình thức mua bán hàng hóa phải kê khai thuế gia tăng theo phương thức khấu trừ
• Hóa đơn xuất khẩu: Dùng cho hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ qua nước ngoài. Việc xuất hàng hóa và thu chi thuế ở hải quan phải theo 
• đúng cách thức, nội dung của luật quốc tế và theo quy định của luật thương mại điện tử.
• Hóa đơn bán hàng: Được áp dụng cho hình thức mua bán hàng hóa phải kê khai thuế giá trị gia tăng trực tiếp.
• Một số loại hóa đơn khác: Vé điện tử, thẻ điện tử, tem điện tử, phiếu xuất kho, các chứng từ điện tử có cùng nội dung nhưng khác về mặt tên gọi.

Các thông tin cần có trên hóa đơn điện tử :

• Tên, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán.
• Tên, địa chỉ,  mã số thuế người mua.
• Tên,  số lượng, đơn vị tính, giá hàng hóa, dịch vụ, thành tiền, thuế VAT,…
• Chữ ký số của người bán và người mua.
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
• Mã số cơ quan thuế.
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước; chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có)

Những ưu điểm của hóa đơn điện tử so với các loại hóa đơn giấy

Tiết kiệm nhiều chi phí:

Hóa đơn điện tử giúp giảm chi phí thấp hơn so với hóa đơn giấy vì hóa đơn giấy cần chi phí vận chuyển và bảo quản. Thế nên việc các doanh nghiệp, tổ chức thường lựa chọn thanh toán bằng hóa đơn điện tử để tiết kiệm chi phí và thời gian.

Độ bảo mật cao:

Đối với các công ty hay tập đoàn lớn việc bảo mật thông tin là điều vô cùng quan trọng. Hóa đơn điện tử được lập, quản lý và lưu trữ trên hệ thống phần mềm, có thể trích xuất thông tin trực tiếp trên phần mềm. Và việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng không phải lo đến việc hỏng hóc cháy nổ.

Cách thức gửi hóa đơn đa dạng dễ dàng: 

Sử dụng hóa đơn điện tử có nhiều hình thức gửi cho cá nhân, tổ chức như tin nhắn SMS, Zalo, Email,…

Giảm thiểu việc làm giả hóa đơn, chứng từ: 

Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ đẩy lùi việc làm giả hóa đơn, chứng từ.

Tiết kiệm thời gian: Sử dụng hóa đơn điện tử chỉ cần thao tác ngay trên máy tình hoặc các thiết bị có kết nối internet giúp tiết kiệm thời gian và công sức đi lại so với hóa đơn giấy.

Những điều kiện cần có để khởi tạo hóa đơn điện tử

Theo khoản 2 điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC, gồm 6 điều kiện chính như sau:

• Thứ nhất: Các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp có đầy đủ điều kiện hoặc đang giao dịch điện tử kê khai thuế trong cơ quan thuế hoặc trong các tổ chức ngân hàng.
• Thứ hai: Có địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng tốt được các yêu cầu về khai thác, kiểm soát, sử dụng, xử lý và bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử.
• Thứ ba: Đội ngũ nhân viên của các tổ chức, doanh nghiệp có khả năng đáp ứng các yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử
• Thứ tư: Tổ chức, doanh nghiệp cần có chữ ký điện tử theo quy định.
• Thứ năm: Sở hữu phần mềm bán hàng, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo cung cấp đầy đủ dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng. Cung cấp dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán ngay tại thời điểm lập hóa đơn.
• Thứ sáu: Quy trình lưu trữ và khôi phục đáp ứng được những yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ như sau:

Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng đầy đủ hoặc chứng minh được sự tương thích với các chuẩn mực của hệ thống lưu trữ.

Cần có quy trình sao lưu, phục hồi dữ liệu nếu có những sự cố không may xảy ra với hệ thống để đảm bảo dữ liệu vẫn được sao lưu trực tuyến.

Các điều kiện cần thiết để tổ chức trung gian làm dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử

Theo thông tư 32/2011/TT-BTC, tổ chức trung gian làm dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử, phải đáp ứng được các điều kiện sau:

• Phải là doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam có một trong các loại giấy tờ như: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp tại Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin hoặc là ngân hàng được cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Có phần mềm về khởi tạo, lập và truyền nhận hóa đơn điện tử đảm bảo hóa đơn điện tử được lập đáp ứng đủ các nội dung theo quy định.
• Triển khai cung cấp giải pháp công nghệ thông tin để phục vụ trao đổi dữ liệu giữa các doanh nghiệp và tổ chức với nhau.
• Sở hữu hệ thống thiết bị kỹ thuật đảm bảo việc cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cho mục đích kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật.
• Phát hiện, ngăn chặn kịp thời và cảnh báo những truy cập bất hợp phát như tấn công mạng, toàn vẹn dữ liệu để trao đổi giữa các bên.
• Sở hữu quá trình sao lưu hoặc sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu và một số biện pháp dự phòng khắc phục sự cố liên quan đến dữ liệu.
• Có khả năng lưu trữ kết quả các lần truyền nhận giữa các bên tham gia, lưu trữ hóa đơn điện tử theo yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử phải được lưu giữ trên hệ thống.
• Tổ chức trung gian cung cấp hóa đơn điện tử phải có văn bản báo cáo cơ quan thuế định kỳ 6 tháng một lần về các nội dung sau: danh sách các doanh nghiệp có sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử của tổ chức (bao gồm cả người bán hàng, người mua hàng); số lượng hóa đơn đã sử dụng (loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự).

Những điều cần lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử.

Khách hàng sau khi đã thanh toán có thể nhận hóa đơn điện tử qua hình thức nào?

Khách hàng có thể nhận được thông qua tin nhắn SMS hay email ngay sau khi thanh toán hóa đơn điện tử.

Gửi qua hệ thống trung gian cung cấp hóa đơn điện tử.

Khi nhận được hóa đơn điện tử làm cách nào để kê khai thuế ?

Người mua khi nhận được hóa đơn của bên bán có thể kê khai thuế theo trình tự giống hóa đơn giấy bình thường.

Người mua có thể yêu cầu người bán cung cấp hóa đơn điện tử có thể chuyển đổi ra giấy có chữ ký và dấu của bên người bán để làm giấy tờ cho quyết toán thuế hay giấy tờ vận chuyển hàng trên đường.

Nếu phát hiện lỗi sai khi nhận hóa đơn điện từ thì xử lý như thế nào?

Người mua và người bán thỏa thuận xóa bỏ hóa đơn điện tử sai sót.

Người bán lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn sai sót và gửi lại cho người mua, trên hóa đơn thay thế bắt buộc có dòng chữ hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm,…

Hóa đơn điện tử xóa bỏ vẫn phải lưu trữ để cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.

Có thể sử dụng cùng lúc hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy được không?

• Một số doanh nghiệp, tổ chức vẫn sử dụng song song hóa đơn điện tử với hóa đơn giấy, cần lưu ý các điểm sau nếu thực hiện song song hai loại hóa đơn này:
• Cùng một hóa đơn không được xuất cả hai hình thức hóa đơn. 
• Chỉ được sử dụng song song hai hóa đơn với mặt hàng, dịch vụ kinh doanh khác nhau.
• Tuân thủ các quy định về mặt thời gian để tránh vi phạm không đáng có.

Trên đây là bài viết tìm hiểu về hóa đơn điện tử. Quý khách hàng nếu có nhu cầu tìm một nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín hãy liên hệ với kế toán Yến Nhi để được tư vấn và sử dụng dịch vụ ngay nhé.

Các dịch vụ tại kế toán Yến Nhi

• Dịch vụ kế toán trọn gói
• Dịch vụ thành lập doanh nghiệp
• Dịch vụ làm chữ ký số
• Dịch vụ làm hóa đơn điện tử